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Büro

In der Metropolregion Rhein-Neckar existiert ein umfangreiches Angebot an Büroflächen; allein in den Städten Mannheim, Heidelberg und Ludwigshafen sind ca. 4 Mio m² Gesamtbürofläche vorhanden, davon stehen jeweils ca. 100.000 bis 200.000 m² zur Anmietung zur Verfügung. Aus dieser Vielzahl an Büros, die passende Fläche herauszufiltern, ist für Mietinteressenten keine leichte Aufgabe.

Für den Vermieter einer Bürofläche dagegen, stellt sich die Aufgabe, sich von den konkurrierenden Angeboten abzuheben, um nicht im großen Pool der Büroimmobilien zu verschwinden. Bei beidem unterstützen wir sie gerne: tatkräftig, mit Erfahrung und Marktkenntnis.

Der Standort:

Bei der Wahl des geeigneten Bürostandortes gilt es zu entscheiden zwischen City-Lagen mit den Vorzügen einer guten ÖPNV-Anbindung, guten Verpflegungs- und Einkaufsmöglichkeiten für Mitarbeiter, evtl. fußläufiger Erreichbarkeit für Kunden und den außerhalb liegenden Bürostandorten mit Ihren Vorteilen hinsichtlich Park- und Verkehrssituation, oft auch günstigeren Mietpreisen.

Wichtig für die Wahl des geeigneten Standortes ist auch die Frage, ob Sie im Büro Kunden empfangen und gewinnen möchten und entsprechende Anforderungen an Außendarstellung, Lage oder Pkw-Stellplatzangebot stellen oder ob ausschließlich Verwaltungstätigkeiten und interne Arbeitsabläufe in den Büroräumen stattfinden.

Mitarbeiter sind zumeist das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Dementsprechend besitzt die optimale Ausgestaltung des Arbeitsplatzes eine hohe Bedeutung für den betrieblichen Erfolg. Angefangen mit der Standortwahl, über die Raumaufteilung bis hin zur Möblierung der Räume müssen alle Details sorgfältig geplant werden.

Die Raumaufteilung/verschiedenen Büroformen und Ihre Vor- und Nachteile:

  • Kommunikation – laut einer Studie des Massachusetts Institute of Technology (MIT) entstehen 85 Prozent aller Ideen durch ungeplante Kommunikation der Mitarbeiter
  • Konzentration – erfolgreiches Arbeiten ist nur ohne dauernde Störungen möglich
  • ein gesundes Arbeitsumfeld bildet die Grundlage für zufriedene und leistungsfähige Mitarbeiter.

Folgende Typen sind anzutreffen:

Das klassische Zellenbüro mit einem oder zwei Arbeitsplätzen reiht die Büros entlang der Fassade und erschließt sie über einen gemeinsamen Mittelflur. Dem Vorteil der Störungsfreiheit und der individuellen Regulierungsmöglichkeiten von Temperatur, Belüftung und Sonnenschutz steht der Nachteil mangelnder Kontakt- und Kommunikationsgelegenheiten gegenüber. Die Mindestgröße für einen Arbeitsplatz beträgt 8 m² (siehe auch nachfolgende Aufstellung zu den wichtigsten Maßen für Büroarbeitsplätze). Um Flexibilität zu gewährleisten, erfolgt die Raumaufteilung meist mit flexiblen Trennwandsystemen, oft mit Glas- oder raumhohen Schrankelementen zwischen Büroraum und Flur.

Von einem Großraumbüro spricht man ab einer Nutzfläche von ca. 400 m². Der Vorteil der kurzen Kommunikationswege wird, wie eine Reihe von Studien zeigen, von den Mitarbeitern als untergeordnet empfunden. In den Vordergrund werden die Nachteile gestellt: Stress aufgrund mangelnder Privatsphäre, hohe Lärmbelastung durch Gespräche von Kollegen, mangelnde Einflussmöglichkeit auf Temperatur und Belüftung sowie Ansteckungsgefahr führen dazu, dass die Mitarbeiter ein Gefühl des Ausgeliefertseins entwickeln und – wie ebenfalls einige Studien ergeben haben – der Krankenstand im Großraumbüro höher ist, als der in anderen Bürotypen.

Das bedeutet, dass bei der Planung eines Großraumbüros besonders viel Wert auf die Schaffung von Rückzugsräumen oder –Inseln, auf Schallschutz- und weitere Maßnahmen für ein gesundes Arbeitsklima gelegt werden muss.

Um die Nachteile eines Großraumbüros zu dämpfen und die Vorteile zu bewahren, wurde in kleinerer Ausführung das sogenannte Gruppenbüro (bis ca. 25 Arbeitsplätze) entwickelt. Es eignet sich gut, um Teams oder Abteilungen unterzubringen, für deren Tätigkeit, rasche Kommunikation wichtig ist, aber auch hier sind vor allem Lärmschutz und Rückzugsmöglichkeiten Themen, die Berücksichtigung finden müssen.

Ein weiteres Modell, das eine Synthese von konzentrierter Arbeit und Kommunikation schaffen soll ist das Kombi-Büro: hier werden Zellenbüros mit offenen Gemeinschafts- und Besprechungszonen kombiniert. Im Kombibüro haben die Einzelbüros häufig transparente Wände zu den Gemeinschaftszonen, wobei die Einzelbüros entlang der Gebäudeaußenseite platziert sind. Von Seiten der Mitarbeiter wird diese Büroform häufig geschätzt. Nachteilig ist der hohe Flächenbedarf.

Von den bisher genannten Typen hebt sich stark das nonterritoriale Büro ab. Hier sind die Arbeitsplätze nicht bestimmten Mitarbeitern zugeordnet, sondern werden wechselnd- und nach Bedarf, z. T. auch nach vorheriger Anmeldung, belegt. Hier ist eine „Clean Desk Policy“ erforderlich, d. h. es können keine persönlichen Gegenstände, Unterlagen oder Materialien auf dem Schreibtisch verbleiben, sondern werden in einem abschließbaren Rollcontainer oder Schrank aufbewahrt. Eine Studie schwedischer Wissenschaftler zum Zusammenhang von Büroform und Krankheitstagen hat ergeben, dass besonders Männer Schwierigkeiten mit dem nonterritorialen Büro haben und in dieser Büroform mehr als doppelt so häufig krank sind wie in anderen Bürotypen.

Geeignet ist das nonterritoriale Büro vor allem für Mitarbeiter, die überwiegend in im Außendienst, im Home-office oder in Teilzeit tätig sind. Außerdem kennt man dieses Modell, von den sogenannten „Co-working-spaces“, Räumlichkeiten also, in denen sich Nutzer (häufig Existenzgründer) Schreibtische oder Besprechungsräume für bestimmte Zeiten mieten und eine gemeinsame Infrastruktur nutzen können.

Die Ausstattung und Gestaltung der Räume:

  • Belüftung mit Frischluft
  • regelbare Raumtemperatur, bei Büros ohne Klimaanlage leistet ein außenliegender Sonnenschutz oft wertvolle Dienste
  • Geringer Lärmpegel: zur Geräuschreduktion können Teppiche, spezielle schallabsorbierende Tapeten und Objekte oder auch Pflanzen eingesetzt werden.
  • gute Belichtung mit Tageslicht, blendfreie Beleuchtung.
  • ergonomische und schadstoffreie Büromöbel und Geräte
  • Pflanzen zur Verbesserung des Raumklimas und Aufnahme von Schadstoffen.

Ausstattung

Von Vorteil ist es immer, wenn die Raumaufteilung so flexibel wie möglich ist (z. B. durch versetzbare Trennelemente), so dass auf sich wandelnde Anforderungen eingegangen werden kann.

Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) definieren seit 2013 Richtwerte auch für Büroarbeitsplätze.

(gemäß ASR A1.8 bzw. ASR A2.3), aus: Tipps für den Arbeitsplatz, Fachinformation zur Arbeitsgestaltung, Nr. 49, Dezember 2013, IG Metall Vorstand

Mietkosten

Für die effektive Höhe der Mietkosten spielt nicht nur die Nettomiete pro m² sondern auch Zuschnitt und ökonomische Ausnutzbarkeit der Mietfläche eine entscheidende Rolle. Eine günstige Aufteilung kann die benötigte Fläche deutlich reduzieren. Ebenfalls relevant für die Mietfläche sind Gemeinflächen, großzügigen Foyers, Treppenhäuser, Terrassen, etc., die anteilig auf die Mietfläche umgelegt werden.

Nebenkosten als zweite Miete: die durchschnittlichen Nebenkosten bei Büroflächen steigen trotz energetischen Sanierungen und Neubau nach ENEV ständig weiter an. Nach der regelmäßig von JLL Frankfurt durchgeführten Untersuchung „OSCAR (Office Service Charge Analysis Report) 2016“ lagen die durchschnittlichen Nebenkosten für klimatisierte Büroflächen bei monatlich € 3,99/m², die für nicht klimatisierte Flächen bei € 3,39 m². Die Untersuchung wird auf Basis von 337 Büroimmobilien mit einer Gesamtfläche von ca. 4,46 Mio. m² durchgeführt.